Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Versión 01

Fecha aprobación: 25/09/2018

ORTIZ ABOGADOS & CÍA. S.A.S., en adelante la Firma, con la finalidad de dar estricto cumplimiento a  lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar sus Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales, en adelante la “Política” en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de los Datos Personales.

En esta Política, la Firma detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares; así mismo, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolectan Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente y expresamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

• DEFINICIONES:

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

2. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

4. Dato Sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

5. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

6. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

7. Políticas de Manejo, Tratamiento y Protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

8. Titular: persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

9. Transferencia de Datos: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

10. Transmisión de Datos: es un tratamiento de datos que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

11. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

12. Cliente: persona natural o jurídica que haya contratado los servicios de la Firma, mediante la suscripción de un contrato de prestación de servicios, la prestación de una consulta verbal, escrita o por mensaje de datos, y que en general haya recibido un servicio ofrecido o solicitado.
13. Prospecto de cliente: persona natural o jurídica que haya sido contactada por la Firma para asuntos comerciales o de ofrecimiento de servicios, y que sus datos hayan sido obtenidos por fuentes públicas o por banco de datos transferidos; o que por su voluntad haya dado a conocer sus datos personales con intención autónoma de contactar a la Firma por cualquier fin comercial o de servicios.
14. Titular externo: persona natural o jurídica que tenga una relación comercial, civil, laboral o de consumo con un Cliente y que con ocasión a la prestación de servicios a este último, haya transferido o transmitido sus datos personales con fines de contacto informativo, de notificación extrajudicial, judicial o de gestión con ocasión al cumplimiento de servicios por intermedio de un poder especial o general de representación personal. 
15. Colaborador: persona natural o jurídica que preste sus servicios profesionales o empresariales directa e indirectamente a la Firma, o que haya realizado una alianza comercial que tenga como fin un beneficio mutuo.

•  DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La Supresión o eliminación procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos por:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

• AUTORIZACIÓN Y SUS FINES:

Los datos personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la naturaleza de los datos y de la finalidad establecida en esta Política. 

La Firma accede a datos de sus clientes, prospectos de clientes, titulares externos o colaboradores tales como sus nombres, razón social, nombre comercial, marca, alias; identificación personal como número de cédula de ciudadanía, Número de Identificación Tributaria-NIT, matrícula mercantil, número de cédula de extranjería, y pasaporte; dirección de correo electrónico, de domicilio o residencia; número de teléfono fijo o celular; entre otros; con el objeto de ser recolectados para las siguientes finalidades: 

1. Cumplir con las obligaciones adquiridas y a favor de los clientes en la contratación de servicios jurídicos.

2. Elaborar y presentar facturación o cuenta de cobro, con el fin de recaudar, cobrar o informar a cerca de pagos o recaudos.

3. Contacto con fines comerciales para el ofrecimiento de servicios o simplemente para darlos a conocer.

4. Comunicar promociones, ofertas y otros beneficios sobre servicios.

5. Realizar el análisis y perfilamiento a prospectos de clientes, con fines comerciales y de venta de servicios.

6. Comunicar sobre la realización de eventos, organizaciones o actividades.

7. Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes o prospectos de clientes.

8. Realizar envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad o eficiencia de los servicios.

9. Ejecución de actividades, gestiones o servicios prestados y/o contratados a profesionales o técnicos de áreas de derecho, afines o similares.

10. Realización de acuerdos de pago, revisión de cumplimiento de acuerdos de pago, planes de financiación o similares.

11. Envío de noticias, artículos e información general que pueda ser de su interés en asuntos jurídicos o de conocimiento general de forma directa o utilizando el nombre comercial, logo o marca de Actualidad Jurídica.

12. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de información a los entes administrativos o judiciales, así como a las autoridades competentes que lo requieran.

13. Ser contactado para dar respuesta a las PQRS presentadas por conducto de estos servicios jurídicos externos o internos.

14. Realización y entrega de cotización o propuestas comerciales de contratación de servicios, aceptación o rechazo de ofertas o convenios de trabajo.

15. Iniciar procesos extrajudiciales, judiciales o administrativos por medio de representación especial o general, y realizar las debidas notificaciones personales que correspondan, así como dar cumplimiento a lo requerido por la autoridad judicial o administrativa competente y que sea necesario para dar cumplimiento a la prestación del servicio jurídico contratado.

16. Iniciar procesos extrajudiciales, judiciales o administrativos en contra y a favor de la Firma, con el ánimo de proteger o reclamar sus derechos económicos o no patrimoniales, como su buen nombre comercial, razón social y semejante, así como de sus aliados, empleados, personal externo de apoyo, representante legal, socios, asociados, inversionistas, entre otros de interés directo.

17. En general, dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas a favor de clientes y que de manera especial implique la atención de PQRS o procesos extrajudiciales o judiciales de Titulares Externos.

18. Iniciar o tramitar consultas o prestación de servicios sin ánimo de lucro por medio de la Fundación Ortiz o sus colaboradores.

La Firma conservará la prueba de las autorizaciones dadas por su Titular de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información. La información suministrada por el Titular solo será utilizada para las finalidades informadas en esta sección y podrá ser eliminada a solicitud del Titular siempre y cuando no subsista una relación legal o contractual con el Titular y/o cuando cese la finalidad del tratamiento.

Los Datos Personales recolectados son almacenados a través de un sistema digital y/o físico bajo impresión en archivo, el cual es suministrado y alimentado por la Firma o proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información que allí se almacena, en caso que así se requiera.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Tratamiento de Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES:

La Firma transfiere y/o transmite los datos personales de sus clientes, prospectos de clientes, titulares externos o colaboradores, dentro del desarrollo de sus negocios comerciales o de servicios jurídicos, de acuerdo a las finalidades informadas en la sección de Autorización y sus Fines.

• PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR:

En aras de proteger y garantizar la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Firma determina que el procedimiento para que el titular conozca, actualice, rectifique y suprima su información puede ser activado y ejercido a través de los siguientes medios:

1. De forma personal en sus establecimientos comerciales, sucursales y/o dependencias, mediante el diligenciamiento del formato que se tenga establecido para ello.
2. A través del correo electrónico contactenos@ortizgabogados.com, o a través de la línea de atención +57 310 486 3423.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes y previa acreditación de su identidad.
2. Su representante, previa acreditación de la representación.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales destinados por la Firma para la atención de dichos requerimientos arriba informados, y debe contener como mínimo la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Copia de los documentos que acrediten la identidad del titular, causahabiente y/o su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión.

• ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN DE CONTACTO A DISPOSICIÓN:

La Firma cuenta con un área o departamento encargado de la protección de datos, denominado Recepción General, quien es responsable y encargado de recibir las PQRS de los titulares, a través de los siguientes canales de atención: 

Teléfonos: +57 (8) 267 4486 | 310 486 3423

E-mail: contactenos@ortizgabogados.com

Página Web: www.ortizgabogados.com

Domicilio principal: CRA 6 # 53 – 29 OF. 703, Edificio Torreón Empresarial Santa Mónica, Ibagué-Tol., Colombia.

• VIGENCIA DE LA POLÍTICA: